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Das Eisenhower-Prinzip wird vielen ein Begriff sein. Dwight D. Eisenhower war im 2. Weltkrieg als amerikanischer General verantwortlich für die Invasion in der Normandie und später von 1953 bis 1961 amerikanischer Präsident. Inwieweit dieses nach ihm benannte Prinzip zur Unterscheidung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit wirklich von ihm praktiziert wurde, ist unklar.

Wie dem auch sei. Es ist auf jeden Fall ein hilfreiches Tool, um sich immer wieder bewusst zu machen, inwieweit die Aktivitäten, mit denen man seine Zeit verbringt, sinn- und wertstiftend sind.

Die Methodik bedarf allerdings eines gewissen Maßes an Ehrlichkeit, sich selbst gegenüber. Denn wer gesteht sich schon gerne ein, die eigene Zeit mit Unwichtigem zu verbringen.

Hier ein paar Beispiele: Und natürlich ist es wichtig und dringlich auf eilige Kundenanfragen zu reagieren. Seien es nun externe oder interne Kunden. Doch genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger ist es, zusammen mit den Kunden Lösungen, Regelungen und Prozesse zu entwickeln, so dass möglichst wenige wirklich eilige Kundenanfragen entstehen, die schlecht planbar sind und einen zum Fire Fighting zwingen. Denn starkes Hin- und Herspringen zwischen kurzfristig auftauchenden Aufgaben fragmentieren die wertvolle eigene Arbeitszeit, erfordern viele Rüstzeiten und bergen daher die Gefahr der Ineffizienz.

Und übermäßiges (ineffizientes) Managen kurzfristiger ToDos kann dazu führen, dass uns die Zeit für auf die Zukunft ausgerichtete Führungsaufgaben fehlt. Sowie auch die Zeit dafür, die eigene Säge zu schärfen. Sprich ganz im Sinne von Lean und Agilem Management immer wieder die eigenen Aufgaben auf Sinnhaftigkeit und Effizienz zu überprüfen. Und mittels permanentem Lernen neue Innovationen für den eigenen Aufgabenbereich kennenzulernen und wo sinnvoll zu implementieren.

Damit dies nicht passiert, ist es wichtig, dass man bzgl. seiner wichtigen und nicht dringenden Aufgaben nicht darauf hofft, für diese irgendwann mal Zeit zu haben. Sondern sich diese Zeit bewusst zu nehmen, indem man sich z.B. 1x im Quartal oder im Jahr Zeit nimmt, diese Aufgaben zu terminieren und fest einplanen. Und erst dann die verbleibende Zeit für wichtige und dringende Themen nutzt. Und nicht umgekehrt. Kurz: Zeit hat man nicht, Zeit nimmt man sich.

Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Zeit zur aktiven und bewussten Gestaltung der Zukunft des Teams, der Abteilung, des Unternehmens oder auch der eigenen Karriere auf jeden Fall in ausreichendem Maße vorhanden ist.

Diese Herangehensweise mag die eine oder den anderen vielleicht an die Geschichte mit dem Professor, der eines Tage mit einem großen Glasbehälter, einer Tüte Sand, kleinen Steinen, Golfbällen und einer Dose Bier in die Vorlesung kommt, erinnern. Mehr zu dieser Geschichte hier.

Kommen wir jetzt zu den unwichtigen Tätigkeiten, Aufgaben oder einfach Zeitfressern. Im Privaten ist dies einfach für mich. Es waren zum Beispiel die facebook oder whatsapp Benachrichtigungen oder auch Signaltöne, die meine Aufmerksamkeit aus meiner aktuellen Tätigkeit rausgerissen haben, mir den Eindruck von Dringlichkeit vermittelt und mich dazu gebracht haben, direkt nachzuschauen, ob ich neue Likes, Freundschaftsanfragen oder Nachrichten habe. Und die dann vielleicht auch noch dazu geführt haben, dass ich mir zehn oder mehr Posts von fb Kontakten angeschaut habe. Alles vermeintlich dringend bis gar nicht dringend und sicher auch nicht wichtig. Denn mit den Menschen, die mir am Herzen liegen, telefoniere ich lieber. Oder treffe mich mit ihnen zum Kaffee oder abends auf ein Bier.

Um diese unwichtigen Zeitfresser wenigstens teilweise aus meinem Leben zu verbannen, habe ich alle Signaltöne und Pop-up Benachrichtigungen auf meinem Handy ausgestellt. Und Zeit gewonnen.

Doch was sind die mehr oder weniger dringenden und unwichtigen Zeitfresser bei der Arbeit? Auch hier können es natürlich Signaltöne und Pop-up Benachrichtigungen sein, die mich dazu bringen, jede eingehende Mail direkt zu lesen und vielleicht auch zu beantworten, anstatt sie zu klar definierten Zeiten alle auf einmal zu bearbeiten. Oder es können Meetings sein, an denen auch Kolleg*innen von mir teilnehmen und bei denen eigentlich eine*r aus unser Abteilung reichen würde. Wodurch die Teilnahme von einem von uns unwichtig bzw. überflüssig wird. Oder ich lese alle Mails, auch wenn ich bei ihnen nur in Kopie steht. Dies könnte auch eine unwichtige Tätigkeit sein. Stattdessen könnte es wichtig und für meine Zeitgestaltung in der Zukunft sehr hilfreich sein, einige der Adressaten zu bitten, mich zukünftig nicht mehr in cc zu nehmen. Welche unwichtigen Aufgaben fallen Dir direkt ein, wenn Du dies liest?

Viel Freude und Erfolg beim Finden und Terminieren Deiner Zukunftsthemen sowie beim Eliminieren Deiner Zeitfresser!