Viele Menschen feiern gerade ihr Einjähriges im Homeoffice bzw. Mobile Office und haben zahllose Videokonferenzen hinter sich. Zoom ist für die meisten schon lange kein Zoo in Gelsenkirchen mehr und es gibt umfangreiche Erfahrungen mit MS Teams, Webex, Zoom, Jitsy, BigBlueButton & Co.

Das anfängliche Fremdeln mit den digitalen Plattformen scheint überwunden. Und auch die Herausforderung einer stabilen Internetverbindung haben viel inzwischen erfolgreich gemeistert. Außer es saugen gerade alle Haushaltsmitglieder Homeoffice und Homeschooling bedingt gleichzeitig an der Bandbreite.

Viele Menschen sind inzwischen schier begeistert, was alles über Videokonferenzen machbar ist und was man vorher nie für möglich gehalten hätte. Sogar Gerichtsverhandlungen finden inzwischen per Videokonferenz statt. Wer hätte so etwas Anfang 2020 für möglich gehalten. Einige Menschen sind sogar schon beherzt einen Schritt weiter gegangen, arbeiten mit Whiteboard Lösungen wie Miro und machen nicht nur Meetings, Trainings und Coaching sondern auch ganze Workshops virtuell. Und sind ganz erstaunt und begeistert, wie gut all dies von den Teilnehmer*innen angenommen wird.

Nur den direkten menschlichen Austausch in der Kaffeeküche, beim Mittagessen oder einfach zwischen Tür und Angeln auf dem Flur vermissen viele. Und daran werden wahrscheinlich auch Netzwerkplattformen wie wonder oder digitale Kaffeeküchen nur begrenzt etwas ändern können.

Vieles in der digitalen Zusammenarbeit funktioniert bereits wie selbstverständlich. Und doch gibt es noch Einiges, was Videokonferenzen sowie digitale Workshops und Trainings für einen persönlich oder die anderen sehr angenehm oder auch sehr anstrengend machen kann. Hier meine persönlichen TOP 10 für ein Augen- und Menschen-freundliches Videokonferieren! Zu den TOP 1 bis 6 geht es im Video

Eine von vielen möglichen Equipmentempfehlungen für TOP 1: http://www.samtian.online/P_view.asp?pid=225

Dito für TOP 2: https://www.logitech.com/de-de/product/hd-pro-webcam-c920

Und auch für TOP 3: https://alpina-farben.de/produkt/alpina-feine-farben-no-01-staerke-der-berge/

Übrigens verdeutlicht das Video auch sehr schön, wie wichtig guter Ton ohne Störgerüche ist (Laptop-Lüftergeräusche bei TOP 2). Und weiter geht’s im Text:

TOP 7: Umgang mit der Eigenansicht

Wir Menschen sind Rudeltiere. Daher ist es uns auch wichtig zu wissen, wie wir auf andere wirken. Um so unseren Verbleib in der Gruppe sichern zu können. Im normalen Leben können wir unsere Wirkung auf andere nur darüber bestimmen, wie sie auf uns reagieren.

In Videokonferenz-Tools kriegt man meistens auch eine Eigenansicht angezeigt und kann so die ganze Zeit kontrollieren, wie man rüberkommt: Ob die Haare richtig liegen, wir einen angemessenen Gesichtsausdruck machen oder ob unsere Kleidung gut sitzt. Es ist, als ob wir in einem Präsenzmeeting permanent einen Spiegel vor uns stehen hätten.

Logisch, dass uns diese neue Möglichkeit auf der einen Seite begeistert. Doch auf der anderen Seite kostet das häufige in den virtuellen Spiegel schauen auch viel Aufmerksamkeit und Energie. Beides fehlt dann für gute Meeting Resultate.

Daher die Empfehlung von TOP 7: Eigenansicht wenn möglich und sinnvoll ausschalten. So kenn es z.B. für einen mit dem Flipchart arbeitenden Moderator sinnvoll sein, die Eigenansicht angeschaltet zu lassen um sicherzustellen, dass man im Bildausschnitt bleibt.

TOP 8: Pausen in längeren Terminen

Die Verlockung ist – warum auch immer – groß, auch längere Videokonferenzen (> 90 min) ohne Pause abzuhalten. Da Videokonferenzen für unsere Aufmerksamkeit anstrengender sind als Präsenzmeetings, leidet unter einer pausenfreien Videokonferenz die Produktivität. Daher sollte man sich angewöhnen, jede Stunde 5-10 min Pause zu machen. Um sich einen neuen Kaffee zu holen, eine Biopause zu machen oder einfach um sich die Beine zu vertreten.

Teilnehmer*innen und Ergebnisse werden es Ihnen danken!

TOP 9: Pausen zwischen Videokonferenzen

Eigentlich sprechen wir hier über ein Thema, was auch in der Präsenzwelt immer wieder zu Problemen führt. Termine reihen sich im Kalender ohne Pausen aneinander. Der häufig ärgerliche Nebeneffekt ist, dass es einige Teilnehmer*innen nicht rechtzeitig zum Folgetermin schaffen und die Menschen, die rechtzeitig im Termin sind, warten müssen. Immerhin muss man in der physischen Welt aber gelegentlich die Besprechungsräume wechseln, so dass man ein paar Minuten Zeit hat, sich die Beine zu vertreten und innerlich von einem auf den anderen Termin umzuschalten.

In der Remote-Welt ist das nächste Meeting jetzt nur noch ein paar Klicks entfernt. Sind zwischen den Terminen keine Pausen geplant, so bewegt man sich noch weniger als sonst schon im Büro. Und der thematische Wechsel von einem Termin zum nächsten fällt immer schwerer.

Daher sind einige Firmen inzwischen dazu übergegangen, nur noch 25min oder 50min Termin zu vergeben. Und Termine immer entweder zur halben oder vollen Stunde anfangen zu lassen. So sind die wichtigen Pausen garantiert.

Diese Logik löst auch das Thema aus TOP 8 direkt mit, denn z.B. für einen zweistündigen Termine müssten in dem Modell 2x 50min gebucht werden. D.h. die 10min Pause zwischen den zwei 50min Blöcken würde der Kalender direkt automatisch vorsehen.

TOP 10: Flexible Wahl des Kommunikationstools

Seit März 2020 haben Videokonferenzen aus bekannten Gründen einen riesigen Schub gekommen. Teilweise scheint niemand mehr darüber nachzudenken, ob Agenda und Inhalte eines Termins den visuellen Kanal überhaupt benötigen. So werden heute Videokonferenzen auch zu Anlässen aufgesetzt, zu denen vor noch nicht allzu langer Zeit noch ein Telefonat oder auch eine Telefonkonferenz gereicht hätte – und auch heute noch reichen würden.

Lassen wir mal außen vor, dass Videokonferenzen einen wesentlich schlechteren CO2 Footprint haben als Telefonkonferenzen. Videokonferenzen bieten viele Vorteil, aber wie oben beschrieben auch einiges an Herausforderungen und Stressoren für uns als Menschen. Einen guten Überblick zu dem als „zoom fatigue“ beschriebenen Phänomen bietet eine Studie der Standord University.  

Daher sollte man sich immer fragen, ob die Vorteile die Nachteile gerade überwiegen und ob es nicht eine andere Alternative für die Kommunikation gibt, die eine bessere Vorteils-/Nachteilsbilanz aufweist. Und dann kann man auch durchaus mal zu dem Schluss kommen, dass ein Telefonat oder eine Telefonkonferenz jetzt viel zielführender und für alle Beteiligten angenehmer ist als eine Videokonferenz.

Daher die Empfehlung, bei der Wahl des Kommunikationstools flexibel zu bleiben und nicht automatisch für alles jetzt eine Videokonferenz aufzusetzen.